接案好幾年下來，調整了無數次的作息。失眠睡不著的不算數的話，因為趕進度或是臨時被分配的任務導致好幾天無法睡覺而作息大亂的次數真的是數不勝數。最讓我無奈的是，如果我根本沒在做時間管理或專案管理那也就算了，重點是我一直都有盡全力的去拆解專案，分配任務的輕重緩急，編排任務到行事曆後，然後按表操課。初期也都可以獲得不錯的進度成果，我也能很安穩的睡好覺。但一進入到案件的中後期，我的進度就會莫名奇妙的大亂，等到我發現的時候，就會發現整整很長一段時間，原定安排的進度幾乎很少被執行。但我卻每天都因為完成了相當多任務而感到相當「充實」！雖然充實，但過了不久，滿滿的無力感就會充斥在我的生活中。因為專案進度已經落後一大段，甚至被客戶開始摧促進度。壓力山大的趕進度生活以及不正常的作息生活也正式展開了。

是我的專案管理機制沒做好嗎？從GTD、蕃茄鐘到Sprint概念我都試過，但都只在初期有效，後期就會亂掉。最後我發現讓我亂掉的都是「瑣事任務」，而且都是「緊急的瑣事任務」。一般我們都會知道，瑣事怎麼可能會影響到專案進度的進行呢，既然叫瑣事，那不要理他就好了，或是等有空再處理不就好了嗎？

說真的，我實在不知道我是什麼樣的體質，很容易吸引「緊急的瑣事」，因為緊急，所以推不了，也很難不理會它。

• 主機掛掉 – 較少發生
• 客戶的會員無法連上系統 – 我跟客戶都沒問題啊
• 不是自己控管的網址快過期了才叫我處理 – 關我屁事，但基於一些原因，這任務不能直接推掉啊
• 外包突然想確認事情，確認後才有辦法繼續進行進行
• 金流串接，串接流程有問題，需與銀行端對接 – 不溝通專案無法進行
• …等

這些都是工作上的瑣事，其實還有生活上的瑣事呢。每天至少會出現個幾項，光是把時間花在這些瑣事的確認與溝通上，半天時間可能就過了。

解決方式

將專案拆解成數個任務，將每個任務根據「時間管理四象限」進行分類。

根據「時間管理四象限」的說法，緊急的瑣事一般是被擺在「緊急但不重要」的象限裡。一般來說這個象限的任務，就把他安排在一天中最後的空擋做處理就好。

如果與外包溝通確認問題這一項，外包所執行的專案是主線，那與該外包溝通或許就會是「緊急但重要」，只好先停下手邊工作來與他溝通。如果外包所執行的專案是支線，那跟他溝通的象限就會是「緊急但不重要」，一樣擺在一天中最後的空擋再找他溝通就好。

當然，像我這種會吸引「緊急的瑣事」體質的人，除了搭配著「時間管理四象限」來使用之外，更重要的就是要「狠下心」。因為有些緊急的瑣事，急的是對方、是客戶，不是你。適時的延後它，或許才是更好的選擇。總會處理他的，只是不是現在。