因為有在寫部落格的習慣,雖然是斷斷續續的,但累積起來也差不多兩年了。倒是這一年反而很少寫文章。每次斷了很久並準備重新啟動這個部落格時,就會看一下以前的記錄。不看不知,一看才發現,自己真的一直在混亂中循環。套路大概就是:
- 想做的事很多
- 減化想做的事
- 不曉得為什麼懈怠
- 工作量屯積
- 有了新的方向
- 發現想做的事不能做
- 集中火力消除屯積的工作量
- 放鬆後可以做自己的方向了,卻…回到第1步驟
這次邊寫文章邊條列這個流程,才注意到,看起來好像是工作進度管理上的問題。只是,工作排程這件事,這些年是我一直致力於處理的重心,為什麼會搞成這樣呢?
- 想做的事很多,但人的精力不足,需要專注,所以減化方向,這點應該是沒錯才對。
- 有了方向就會想嘗試,不小心就會讓正事(案件工作)有所屯積。
- 工作量屯積,因為壓力的關係,導致大腦一直告訴自己,自己想做的事情應該是哪些才對,所以這個時間點常會有新方向出現。
- 當新方向出現時,發現好像屯積的工作量,已經來到了不解決,我就沒辦法嘗試新方向的地步,於是集中火力處理屯積工作。
- 屯積工作都清除之後,準備要處理新方向時,這才發現,其實有些以前的舊方向也正在進行中…因此又開始重新整頓方向。
根據「本質思考」的經驗來說,這好像已經進入了一種不好的循環。需要從中間去調整什麼,讓整個循環被瓦解才行。
其實好像不難看出,第4點的工作量屯積,好像就是有問題的地方。至於工作量為什麼會屯積,似乎就是因為一直急著想嘗試什麼新東西所導致。再回顧一下這些日子以來在處理工作的狀態,其實我一直都有在進行工作排程。工作進度也有盡量在控制,但除非火力超集中的短時間內一次清空案件。否則常會有處理不完的工作任務以急件或是無償的形式插入到我的工作排程裡。這讓我在判斷任務的輕重緩急時,一直都選擇工作任務為優先,而自己想做的方向不是沒進行,只是比重過低。低到讓我覺得有一種無力感,好像進行起來都沒什麼成效。
這導致我會有一段時間想要像集中火力處理工作一樣,想要集中火力在自己的方向上。只是,一但我這麼做了,工作進度就會失控。不好的循環就被打開了。
邊寫文邊思考,看樣子,徵結點就在於:
常會有處理不完的工作任務以急件或是無償的形式插入到我的工作排程裡
就在這一段落,想了許久,目前慢慢有些維護類型的案件了,畢竟客戶每個月定期給費用,無償的任務已經減少了。急件又不能放著不管。雖說「急」這個形容都是人為的,必要時,溝通好就不急了,但有時卻溝通不來。
目前能想到的「治標」解法就是,每個月安排一次,火力集中週。也就是讓所有案件,在明確需求(不需再確認)的任務,在每個月的特定星期,優先集中火力清空。每個月的剩下週數就可以把自己要做的方向比重安排的比較重一些。
直到有能力將工作任務都外包出去
規劃一下,伯特大概每個月的月初就會開會,月中就直接把問題解決,月底請款應該是最剛好的。家而適也是月底入帳,能在月中就提出明確的進度也很適當。集客就沒什麼好考慮的了,應該可以跟進。
名詞定義:火力集中周 = 衝刺周
如果是這樣,就把衝刺周,放在每個月的10號過後的那一周。以目前2021/11月為例,11/10是星期三,那就從再下一周的星期一開始算起,也就是11/14 ~ 11/19。
非衝刺周還是要處理工作事項,但比例可以輕一些,或許可以著重在自己的方向上。
這次先這樣嘗試看看吧。希望順利!